Sobre esta implementación, y todo lo que significó para la compañía, conversamos con Juan Carlos Pereyra, superintendente de TI de Consorcio Minero Horizonte, quien nos relató detalles de cómo se realizó este proyecto, el más grande proyecto de TI que ha realizado la minera hasta el momento.
¿Qué producto que se implementó?
Hemos implementado SAP S/4 HANA. Empezamos el proyecto en abril del 2018 con el kick off que hicimos y duró alrededor de nueve meses. El 1 de enero salimos en producción.
¿Por qué realizaron la implementación?
Antes de la implementación teníamos sistemas in house, legacy, que estaban desarrollados en Visual Fox Pro y SQL Server con una tecnología que ya no tiene soporte por parte del proveedor. Entonces, una de las razones era mitigar ese riesgo; además estábamos buscando una herramienta que nos permita utilizar las mejores prácticas a nivel mundial. Por ello escogimos SAP.
Luego tuvimos que decidir si implementábamos la versión R3 o S/4 HANA. Al tomar la decisión decidimos irnos por S/4 HANA que es la última versión, hay pocas implementaciones de S/4 HANA. Esta solución está orientada a la nube y utiliza una herramienta de datos -la base de datos HANA- que se encuentra en memoria y que ofrece mejor performance y beneficios a la industria.
¿De qué procesos se va a encargar?
Lo que hemos implementado es la parte del back office; es decir, finanzas, contabilidad, activos fijos, tesorería, costos y control presupuestario. Esto es importante porque en las empresas mineras hay tres elementos fundamentales. El primero es el precio de los minerales que lo define el mercado; otro es el cliente que es cautivo, son pocos clientes que nos van a comprar la producción que realicemos -es decir, no disputo los clientes con otras mineras; y el tercer elemento es el costo, en una empresa minera lo principal es optimizar los costos. A raíz de esto hemos implementado el módulo de control presupuestal.
También hemos implementado el módulo de logística, no solo Compras sino también Almacenes y Transporte, porque para nosotros llevar los materiales a la unidad es un proceso un poco complicado, nuestra unidad se encuentra en la sierra de La Libertad, en Pataz.
Igualmente, hemos implementado el módulo de mantenimiento, que sirve para controlar todos los equipos y activos que manejamos; es decir, mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo.
¿Cuáles son las mejoras que han obtenido?
Nos ha permitido mejorar la trazabilidad, con un solo clic podemos drillear y llegar hasta el dato imputado; además, los pagos están más ordenados, tenemos una planilla de pagos y hemos hecho interfaces con los principales bancos que manejamos. En contabilidad, la recepción de documentos de las diferentes áreas es óptima porque no solo hemos implementado un sistema, sino que también hemos mejorado nuestros procesos.
En logística vemos desde las solicitudes de los usuarios -existe todo un flujo de aprobación para las compras- hasta la emisión de la orden de compra y la recepción de los materiales del proveedor y darle al usuario el insumo, todo con trazabilidad.
En compras se tiene ahora una planificación de la compra con las herramientas que SAP nos da y que nos ayudan a optimizar
las compras. Son más de siete módulos que se han implementado en big bang (todo a la vez) el 1 de enero de este año.
¿Cuáles fueron los retos?
Más que retos diría factores críticos de éxito. En primer lugar, tienes que escoger al mejor equipo; no solo de entre tu gente interna, sino que también tienes que sacar a ‘los que más duelen’; es decir, si necesitas un contador tienes que elegir al que sabe todo de la empresa, el que te dicen ‘ese no’ ese es el que tienes que elegir y aislarlo para que esté al 100 % en el proyecto.
Luego tienes que hacer una evaluación exhaustiva de los consultores, de la gente que va a llegar al proyecto. Tienes que revisar la experiencia que tienen, es decir, que tengan experiencias similares, que hayan implementado los módulos varias veces; tienes que asegurarte el partner y sus consultores tengan experiencia, es decir, el equipo que va a venir al proyecto.
Otro elemento importante es que tienes que saber qué se va a implementar. Tu RFP tiene que estar lo más detallado posible para que haya menos desviación hacia los adicionales que puedan salir en el proyecto. Mientras más acotado esté el alcance, mejor es el manejo tanto para el proveedor como para el cliente.
Otro factor es que el proyecto tiene que ser bien armado; no solo tienes que considerar al partner que va a realizar la implementación, también hay otros actores, como los datos. Los datos son importantes, y por ello tal vez sea el momento de hacer la limpieza de los datos; entonces tienes que contratar empresas que te ayuden a hacerlo.
También tienes que tomar en cuenta la seguridad, la cual se traduce en la segregación de funciones. Nosotros hemos tratado de hacer lo mejor posible en este ámbito. Otro factor son las interfaces. Nosotros tuvimos varias interfaces con diferentes proveedores.
Otro tema importante es la gestión del cambio. Aquí hay dos enfoques: un enfoque para el equipo del proyecto; es decir, para quienes están haciendo el cambio, ellos tienen también que estar abiertos a cambiar en su forma de trabajar. El otro enfoque es con los que van a usar el sistema. También se tiene que gestionar el cambio con los usuarios, porque quizás el trabajo va a ser más tedioso para algunos; pero eso deriva en que va a ser más fácil para sus compañeros que van a recibir la información, y a la larga todos se benefician.
Y finalmente es importante el sponsor, el auspiciador. El proyecto se vendió no solo a la gerencia general sino también al directorio, a los accionistas principales de la empresa. Ellos estuvieron enterados del tema, e inclusive tuvimos visitas de los sponsors al proyecto.
Además, tuvimos una oficina propia para el proyecto, así de aislados estuvimos. La oficina la diseñamos nosotros porque no solo tenía que estar el key user que lo traes del área -que podían ser uno o dos, dependiendo del módulo que implementabas-, sino que también debía estar el consultor, la gente de TI de la compañía en cada grupo y los programadores de la consultora y otros proveedores. Toda una orquesta.
¿Es el proyecto más grande que han realizado?
Hasta ahora sí, es el más grande.
Fuente: Jose Antonio Trujillo, CIO Perú
